Uitvraag voor duurzaamheid of innovatie vereist andere insteek

Van de 86,6 miljard euro die de overheid jaarlijks aan inkoop van producten of diensten uitgeeft, wordt ruim anderhalf miljard aan sport, sportparticipatie en sportaccommodaties besteed. Ondanks alle goede, duurzame en innovatieve, intenties is gunnen op basis basis van de laagste vaak de realiteit. Dat moet anders wanneer we echt een duurzame maatschappij willen bereiken.

Sportvelden.info spreekt regelmatig personen en partijen die teleurgesteld zijn over de opzet of afronding van een project dat zogenaamd duurzaam zou worden aanbesteed of waar de oplossing innovatief moet zijn maar waar dat, volgens hen, niet de realiteit is. “Ze hadden er hun mond vol van maar uiteindelijk is het project toch gegund op basis van de laagste prijs,” moppert dan zo’n ondernemer. “Het is een opmerking die ik wel herken,” zegt Jochem Knol van Sweco ingenieurs. Ook Seth van der Wielen kan zich daar wel in vinden. “Er is een kloof tussen beleid en techniek. Inkopers en techneuten weten eigenlijk vaak niet beter dan te kijken naar de laagste prijs. Misschien levert het geen innovatie of duurzaamheidsprijs op, maar het biedt wel meer zekerheid om de aanbesteding geruisloos te doorlopen,” stelt de directeur van Kybys ingenieurs en adviseurs. En dat terwijl het Aanbiedingsreglement Werken al sinds 2016 pleit om werk op basis van de Beste Prijs-Kwaliteitsverhouding (BPKV) aan te besteden. Ervan afwijken vereist een gedegen motivering maar meer dan eens wordt er met de regels gemarchandeerd. “Er worden nog te vaak drogredenen aangevoerd om de keuze voor gunnen op laagste prijs te rechtvaardigen,” stelt Van der Wielen.

“Hoewel er de mogelijkheid is om op basis van BPKV aan te besteden, blijft dat lastig in de vechtersmarkt die de kunstgrasmarkt is”

Jochem Knol, Sweco

Investeer in BPKV-criteria

Ergens valt het wel te begrijpen dat kunstgrasvelden vrijwel standaard op basis van een RAW-bestek worden aanbesteed, zo stellen Knol en Van der Wielen. “Het werkt praktisch omdat een kunstgraswerk doorgaans niet echt complex is. Hoewel er de mogelijkheid is om op basis van BPKV aan te besteden, blijft dat lastig in de vechtersmarkt die de kunstgrasmarkt is,” merkt Jochem Knol op. “De kunstgrasmarkt is er een waarbij de inzichten over wat duurzaam is, enorm uiteenlopen,” vult Van der Wielen aan. Beide consultants zien het vaak al in de voorbereiding fout gaan. “Goede gunningscriteria opstellen vergt tijd, kennis, kunde en dus budget,” stelt Knol. Van der Wielen: “Voor een paar honderd euro meer kunnen betere criteria worden gedefinieerd. Om tot passende criteria te komen kijk je naar de specifiek situatie en de wensen van de opdrachtgever en gebruiker. De keuze voor een kunstgrasmat gaat namelijk veel verder dan de grasspriet of het soort infill alleen. Een goede adviseur heeft verstand van aanbestedingsrecht, bodemkunde, waterhuishouding, milieu, materialen of, bijvoorbeeld, energie.” Jochem Knol merkt op dat de gemeenten daarbij soms ook verder moeten durven kijken dan alleen het betreffende veld. “Durf te investeren in meer robuuste materialen die de initiële levensduur van het project overstijgen waardoor ze na afloop een tweede leven kunnen worden gegund. Redeneer vanuit exploitatie in plaats van inschrijving. Er ligt een maatschappelijke opgave en overheden moeten hierin een voortrekkersrol nemen.” Dit artikel is slechts één van de voorbeelden van hoe sportvelden een aanvullende rol kunnen spelen bij het verduurzamen van de maatschappij.

“Om tot passende criteria te komen kijk je naar de specifiek situatie en de wensen van de opdrachtgever en gebruiker. De keuze voor een kunstgrasmat gaat namelijk veel verder dan de grasspriet of het soort infill alleen”

Seth van der Wielen, Kybys ingenieurs en adviseurs

Slim denken

Zowel Van der Wielen als Knol wijzen erop dat er binnen bestaand beleid, criteria en wetgeving er stiekem al heel wat tools zijn om BPKV-criteria te definiëren. “De overheid heeft een aantal hele belangrijke pijlers gedefinieerd. Ik acht het raadzaam om vanuit die aspecten een aantal criteria te definiëren,” stelt Jochem Knol. Wanneer duurzaamheid zwaar meeweegt, dan kan soms al worden volstaan door de levenscycluskostenberekening van een product bepalend te maken. Voor die berekening dient men dan wel alle kosten binnen de levenscyclus van een werk, levering of dienst mee te nemen. Inclusief de externe milieueffecten. “Dat zou er soms toe kunnen leiden dat je vooraf volstrekt uitgesloten oplossingen moet heroverwegen,” zo erkent hij. Een goed voorbeeld is de drang om af te stappen van chemische onkruidbestrijding. “Als het resultaat is dat je meer diesel verstookt omdat je vaker met voertuigen in de weer moet, dan moet je jezelf afvragen of het middel niet erger is dan de kwaal die je wilt bestrijden,” aldus Knol. “Durf kritisch te blijven en te accepteren dat je iets doet of kiest dat niet voor de hand ligt maar dat toch de beste oplossing blijkt te zijn, bij gebrek aan iets beters.” 

Maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen

Om het inkopen en aanbesteden bij overheden te professionaliseren heeft  PIANOo het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) opgesteld. PIANOo is het expertisecentrum Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat. Het manifest bevat 6 thema’s voor maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI): Milieu en biodiversiteit, Klimaat, Circulair (inclusief biobased), Ketenverantwoordelijkheid (Internationale Sociale Voorwaarden), Diversiteit en inclusie en Social return. PIANOo hamert erop dat het belangrijk is dat het Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door de hele organisatie wordt gedragen en dat de hele organisatie daarbij betrokken wordt. Vandaar dat de ‘O’ van (intern) opdrachtgeven voorafgaat aan het inkopen. Seth van der Wielen denkt dat het ook helpt wanneer gemeenten afstappen van korte termijn-denken. “Dat werkt het denken vanuit de aanlegprijs in de hand, in plaats van het denken in afschrijvingstermijnen en baten op de langere termijn.”

Nieuw precedent

Her en der in het land zijn overheden inmiddels met nieuwe vormen van wegzetten van werk, in de weer. Met name naar de aanpak die de gemeentes Amsterdam en Haarlem momenteel hanteren, is er een die, mogelijk, een nieuw precedent zou kunnen scheppen. In de komende vijf jaar willen beide gemeenten samen zo’n 95 sportvelden voor voetbal, hockey en korfbal laten renoveren. Eventuele nieuwbouwprojecten komen daar nog bij. De bouwprocessen moeten daarbij stuk voor stuk duurzaam zijn, energie opwekken, materiaal circulariteit stimuleren en klimaat adaptief zijn. Matthijs de Boorder van de gemeente Haarlem legt uit hoe de gemeenten het hele traject insteken. “De selectie vindt plaats op output en bijdrage aan deze doelstelling. Niet zozeer op prijs, hoewel dit natuurlijk wel onderdeel is van de gunning criteria. Ons inkooptraject heeft een onderzoek- en ontwikkelingsfase. Pas daarna komt de commerciële fase,” zo licht hij hun aanpak toe. “Oplossingen worden tijdens twee verschillende toepassingsmomenten aangescherpt. Overheden stellen hun data en expertise beschikbaar en werken daarbij samen met kennispartners en marktpartijen.” In het model zijn meerder partijen met verschillende oplossingen mogelijk. “Er is namelijk niet een standaardoplossing voor alle uitdagingen. De omgeving en omgevingsfactoren zoals hitte, energie, bodemgesteldheid, enzovoort, bepalen uiteindelijk de beste oplossing.” Voordat besloten wordt met welke partijen Amsterdam en Haarlem aan de slag gaan, hebben ze de verschillende belangstellenden eerst uitvoerig geconsulteerd. “Dat proces loopt op dit moment. Belangstellenden hebben daarvoor eerst een vragenlijst moeten invullen die we, vervolgens, één-op-één met ze bespreken om zo tot een goede selectieleidraad te komen. Daarna gaan we op zoek naar de juiste partners met wie we afspraken kunnen maken. We verwachten dat dit pas in het eerste kwartaal van 2023 aan bod komt. Pas daarna komt het moment dat ze aan de aanbesteding kunnen deelnemen.” Jochem Knol verwacht dat andere gemeenten straks van de in Amsterdam en Haarlem opgedane ervaringen, kunnen profiteren. “Het is mooi om te zien hoe grote steden hier nu een voortrekkersrol in nemen,” zo merkt hij op.

“De selectie vindt plaats op output en bijdrage aan deze doelstelling. Niet zozeer op prijs, hoewel dit natuurlijk wel onderdeel is van de gunning criteria”

Matthijs de Boorder, gemeente Haarlem

Definieer een vraagstuk

Ook in Zwolle hebben de gemeente en de Provincie Overijssel gekozen voor een aanpak waarbij nadrukkelijk met de markt wordt samengewerkt. Samen met de markt hebben de gemeente en de provincie daar twee pilotprojecten opgezet waarbij een kunstgrasveld zowel gekoeld wordt als warm water levert aan de douches of nabijgelegen woningen. Het idee ontstond een paar jaar geleden in het kader van de planning voor de warmtetransitie maar is, gezien de huidige internationale ontwikkelingen, al bijna een noodzaak geworden.

In plaats van zaken te specificeren, hebben de provincie en gemeente ervoor gekozen om vanuit een functionele behoefte een vraag in de markt te zetten, zo werd uitgelegd tijdens de officiële opening. De betrokkenen wezen erop dat ‘n aanbesteding geen blokkade hoeft te zijn om te innoveren. De aanbesteders hebben de inschrijvers namelijk laten weten dat, als de aangeboden oplossing werkt, zij deze ook gaan inkopen. De presentatie maakte een aantal dingen duidelijk: durf te vragen in een uitvraag. Realiseer dat het maatwerk is en ga voor een win-win-win situatie. Het resultaat is dat, op basis van de twee miniveldjes in Zwolle, nu duidelijk is dat een volledig kunstgrasvoetbalveld, in potentie, voldoende water kan opwarmen om 200 huizen van het gas kan krijgen.

Goed inventariseren is essentieel

Zaken vooraf goed in kaart brengen is essentieel, zegt ook Seth van der Wielen. “Jaren geleden hebben wij bij hockeyclub Den Bosch een omvangrijke herinrichting voorbereid en begeleid. In overleg met de club en gemeente hebben we de behoeften in kaart gebracht en daar een open vraagstelling voor in de markt gezet. In de aanbestedingsstukken waren randvoorwaarden, eisen, volgordelijk de verschillende wensen en het beschikbare budget vernoemd,” zo memoreert hij. “Vervolgens hebben we partijen uitgenodigd, hun plannen beoordeeld, een toelichting gevraagd door middel van een interviewronde om vervolgens de kwaliteit te beoordelen. Op een later moment werden in bijzijn van de inschrijvende partijen de prijzen bekend gemaakt. Het kan dus wel degelijk werken,” zo stelt hij. “We doen dat door middel van Gunnen Op Waarde. Je kunt er gerichte prikkels mee uitdelen zodat de markt uitgedaagd wordt om mee te denken in een bepaalde ambitie of wens. ” Wie bij een sportparkproject duurzaamheid of innovatie wil bereiken, zou misschien het gunnen op waarde kunnen overwegen.

Gunnen op Waarde is een vaker toegepaste manier om de prijs-kwaliteitwaarde juist te berekenen. De scores voor de kwalitatieve gunningscriteria worden hierbij omgerekend naar een fictief bedrag. Deze worden per inschrijver afgetrokken van de werkelijke inschrijfprijs. Hiermee ontstaat een evaluatieprijs. Bij een gelijkblijvende werkelijke inschrijfprijs zorgt een hogere kwaliteit voor een lagere evaluatieprijs. Hoe hoger de kwaliteitsscore, hoe beter. In dat geval krijgt de inschrijver met de laagste vergelijkingsprijs, de opdracht gegund. “Gunnen Op Waarde is volgens mij de enige zuivere manier om appels met appels te vergelijken en prijs-kwaliteit goed af te wegen in een aanbesteding,” stelt Seth van der Wielen.

Een sportveld is zoveel meer dan een paar honderd vierkante meter waar alleen sportteams plezier van beleven. Zowel kunstgras- als grasvelden kunnen helpen Nederland te verduurzamen en op vele andere vlakken te verbeteren. Duurzaam en innovatief aanbesteden zou daarom de norm moeten worden. Maar om echt een resultaat te boeken, zal men moeten afstappen van het gunnen op basis van de laagste prijs.