Sportvereniging kan niet zonder externe adviseur
Clubbestuurders hebben als taak de doelstellingen te bepalen die een vereniging dient na te streven. Daarentegen hebben ze niet de luxe zoals hun collega’s in het bedrijfsleven om de weg daar naartoe volledig uit te werken. VV Desk kiest daarom voor een externe adviseur en wint daarbij op beide fronten.
VV Desk uit Kaatsheuvel, gemeente Loon op Zand, viert over vijf jaar haar 100-jarig bestaan. Hoewel het zich daar op begint voor te bereiden, heeft het ook te maken met de dagelijkse realiteit: het draaiende houden van een zelfstandige sportvereniging met veel leden, maar met de hulp van een relatief kleine groep actieve vrijwilligers. “Sinds de privatisering eind jaren ’90 ontvangen we jaarlijks een exploitatievergoeding van de gemeente Loon op Zand. De realiteit is echter dat er sindsdien heel veel is veranderd. Zo was duurzaamheid destijds helemaal geen thema. En de afschaffing van de VUT maakt het tegenwoordig lastiger om altijd voldoende vrijwilligers te vinden om zaken te laten lopen zoals wij het liefst willen,” zo somt voorzitter Ed van Ham wat van die uitdagingen op. De groep vrijwilligers is bij VV Desk voldoende groot om de club draaiende te houden. Lastiger wordt het wanneer het op beleidszaken aankomt. “Investeringen in zaken zoals een nieuwe energieketel zijn nog te overzien. Die kunnen vaak wel uit eigen middelen of dankzij gulle bijdrages of medewerking van sponsors of leden worden bekostigd. Doorgaans vertaalt het profijt van die investering zich ook snel terug in de exploitatie. Maar dat ligt anders bij de zogenaamde spronginvesteringen van vele tienduizenden euro’s.” Dat ervaarde de vereniging toen het in 2022 haar kunstgrasveld moest renoveren. “Inclusief het hekwerk en de doelen betrof het een bedrag van ruim 350.000 euro. Dankzij de gemeente, de Stichting Waarborgfonds Sport en een stuk eigen financiering, hebben we dat kunnen financieren. Maar het was wel een wake-up call voor ons als bestuur.”
Stip op de horizon
VV Desk beschikt over zes volwaardige velden, waarvan één kunstgrasveld, en een oefenhoek. De keuze om voornamelijk grasvelden aan te houden is bewust gemaakt maar kent consequenties. “We hebben ons duidelijk tot doel gesteld om gedurende het hele seizoen een goede grasbezetting op die grasvelden te hebben. Bovendien moeten ze vlak zijn en blijven,” aldus Van Ham. “Voor wat betreft het onderhoud willen we de ruimte hebben om zelf keuzes te kunnen maken.” Voor een deel van het onderhoud kan de club terugvallen op een groep vrijwilligers. Voor specialistische werkzaamheden blijven ze afhankelijk van een aannemer. “Dat was jarenlang ondergebracht bij één vaste partij die zich volledig toelegde op het onderhouden van sportvelden,” vertelt Van Ham. “Nu deze heeft aangegeven te stoppen, staan we voor de uitdaging om een vervanger te vinden. Als bestuur weten we heel goed dat we van heel van dingen verstand hebben, maar van veel dingen ook niet.”
Aanvankelijk wilde de club samen met andere sportverenigingen in Loon op Zand optrekken. Tenslotte staan ook zij nu voor dit probleem. “De verschillende besturen hebben meerdere keren met elkaar om de tafel gezeten maar wij hebben geconcludeerd dat dit niet gaat werken. Iedere vereniging heeft namelijk z’n eigen plan.” Zo verschillen de ideeën over, bijvoorbeeld, de inzet van robotmaaiers of het in eigen beheer maaien van de velden.
“We hebben ons duidelijk tot doel gesteld om gedurende het hele seizoen een goede grasbezetting op die grasvelden te hebben. Bovendien moeten ze vlak zijn en blijven”
Goede nul-situatie noodzakelijk
De club heeft daarom Sportzaccom aangesteld om dit proces te begeleiden. “VV Desk heeft een duidelijke stip op de horizon maar de vraag is welke eisen daarbij horen en hoe die te realiseren. Het is aan ons om de club van de deskundigheid te voorzien zodat zij een goed contract in de markt kunnen zetten,” zo omschrijft Mark de Jong van Sportzaccom de samenwerking. “Daarvoor hebben we alles zorgvuldig in kaart gebracht.” De grote vraag daarbij is wat het uitgangspunt moet worden. “De persoon die het onderhoud deed, deed dat heel goed en met veel liefde maar strategische vragen zoals het juiste moment van renoveren, bleven daarbij onderbelicht,” zegt Van Ham. De eerste stap voor De Jong en zijn team was dan ook een cultuurtechnische inspectie. “Er is nu een renovatieschema opgesteld maar de uitvoering daarvan zal straks een wisselwerking worden tussen de aannemer, de vereniging en ons.” Ook na de gunning zal Sportzaccom nauw betrokken blijven. “Zij zijn onafhankelijk en borgen daarmee de kwaliteit die wij wensen,” zo verklaart Van Ham. Tegelijkertijd heeft hij wel het gevoel dat zij zelf kunnen blijven beslissen. “Het voelt alsof wij aan het stuur zitten met een rijexaminator naast ons die alleen op de rem trapt wanneer dat echt nodig is.” Het is een gevoel dat De Jong tevreden stemt. “Je moet met elkaar over heel veel dingen kunnen sparren. Voor mij is het belangrijk dat de klant bovenal vertrouwen in onze capaciteiten heeft.”
Goede combinatie
Naast Sportzaccom brengt De Jong ook de expertise van Malsen Sport & Civiel in. “Met Malsen Sport & Civiel verzorgen we de ontwerpen en tekeningen. Binnen Sportzaccom begeleiden we het proces en zorgen we dat de wensen van de club ook daadwerkelijk worden gerealiseerd.”
De aanbesteding wordt als een EMVI-aanbesteding in de markt gezet. “We werken daarbij met de beeldcatalogus van CROW,” licht De Jong toe. “Deze systematiek maakt kwaliteit visueel en objectief en geeft aannemers ruimte om hun expertise en ervaring te laten zien.”
Van de aannemer wordt verwacht dat een vaste beheerder wordt aangesteld. “Daarnaast stellen we eisen aan de reactietijd bij aandachtspunten,” aldus De Jong. Van Ham geeft aan dat juist deze details doorslaggevend waren om een externe adviseur in te schakelen. “Om dit goed te kunnen bepalen heb je diepgaande kennis van de markt en van de materie nodig. Die ontbreekt bij ons.”
De Jong benadrukt dat de aannemer meer moet brengen dan alleen uitvoering. “Wij verwachten dat een aannemer ook meedenkt en meerwaarde levert.” Dat sluit aan bij de visie van VV Desk, zegt Van Ham. “Ons sportpark ligt in een natuurrijke omgeving. Daarom werken we al jaren met biologische bestrijding en hebben we vlinderkasten geplaatst om de eikenprocessierups op een natuurlijke manier te bestrijden.”
Offers horen erbij
Nederland kent veel personen en organisaties die zich als ‘adviseur sportaccommodatie’ uitgeven. Maar het aantal dat kan terugvallen op veel ervaring en onafhankelijkheid, is relatief klein. “Sportvelden en sportparken zijn complexe opdrachten waarbij de lat voor de adviseur hoog ligt,” zo stelt De Jong. “Vaak moet je daarbij met vrijwilligers samenwerken die óók een baan en gezin hebben. Je moet dus heel flexibel zijn. Bovendien moet je je plannen zo duidelijk mogelijk uitwerken zodat vrijwilligers deze keuzes goed kunnen uitleggen en verantwoorden richting leden en andere betrokkenen.” Van Ham is tot dusver tevreden over de samenwerking. “Naast de expertise die we al hebben opgemerkt, stellen we vooral de flexibiliteit op prijs. Het maakt het voor ons veel makkelijker dat Sportzaccom ook beschikbaar is om ’s avonds te komen overleggen. Dat zijn namelijk de enige momenten dat wij de bestuursleden bij elkaar kunnen brengen.” Volgens De Jong is dat niet meer dan normaal. “Ik zit al 25 jaar in het vak. Ik weet niet beter dat dat we onze gesprekken met verenigingen vooral ’s avonds moeten plannen. Ik vind dat totaal geen probleem.”
“VV Desk heeft een duidelijke stip op de horizon maar de vraag is welke eisen daarbij horen en hoe die te realiseren. Het is aan ons om de club van de deskundigheid te voorzien zodat zij een goed contract in de markt kunnen zetten”
De aanbesteding voor het onderhoud wordt de komende weken in de markt gezet. “Medio januari hopen we duidelijk te hebben aan welke partij we het werk willen gaan gunnen,” zegt Van Ham. Later volgend jaar gaat de club ook de aanpak van de oefenhoek en het naastgelegen wedstrijdveld aanbesteden. “Op dit moment leggen we de laatste hand aan de tekeningen die we aan het bestuur willen voorleggen. Daarna moeten ook de leden nog hun akkoord geven,” stelt De Jong.
De inzet van een externe adviseur geeft VV Desk niet alleen toegang tot specialistische kennis, maar ook rust en overzicht. Daarmee kan het bestuur weloverwogen strategische keuzes maken en gericht toewerken naar de stip op de horizon, met behoud van regie binnen de vereniging.