Betere planning houdt sportparken betaalbaar
Waar de laatste paar jaar vooral gefocust wordt op het tegemoetkomen aan de wens van de sportveldenbouwers door werken beter te spreiden over het jaar, kan juist een betere projectplanning helpen sportparken betaalbaar te houden, beargumenteren Pascal van der Graaf en Bonno Haaring van Viridas.
Hoewel het de sportveldenbouwers zijn die de laatste paar jaar zich steeds luider hebben uitgesproken over de krapte op de personeelsmarkt en de noodzaak om slimmer met de beschikbare tijd om te gaan, staat feitelijk de hele sportveldenkolom voortdurend onder hoogspanning. Als het niet draait om de vraag waar het geld vandaan moet komen voor de aanleg of onderhoud van het sportveldenareaal dan is het wel om de opgave om van sportaccommodaties meer natuurinclusieve sportparken te maken of de noodzaak om bij de aanleg of onderhoud, elektrisch te werk te gaan. Daarbij valt ook aan de planningskant veel winst te behalen. “Alle gemeentes hebben wel een meerjarig onderhoud en investeringsplan (MJOIP) of inzichtelijk welke projecten er aankomen. Waarom zou je die dan niet bundelen in één contract en de uitvoering ervan spreiden over een aantal jaar? Net zoals de gemeenten Amsterdam en Haarlem dat doen met hun Scale-up toekomstbestendige kunstgrasvelden,” zo vraagt Pascal van der Graaf van Viridas zich hardop af. “In de wegenbouw is het heel gewoon dat asfalteringsprojecten worden vastgelegd in raamovereenkomsten voor vier jaar.” Van der Graaf is zeker niet de eerste die aanstipt dat de sportveldensector lessen kan trekken uit de wijze waarop in de wegenbouw projecten worden aanpakt. “Alle onderzoeken die uitgevoerd moeten worden voor de aanleg of renovatie van een sportveld, kunnen nu al worden gedaan. Die zijn namelijk meerdere jaren geldig. Ook kun je nu al vastleggen welke kunstgrasmat straks moet worden geplaatst. Door dat alvast duidelijk te maken weten ook de bouwers en leveranciers waar zij aan toe zijn waardoor zij de productie kunnen plannen op een voor hen meest gunstige moment van het jaar. Dat brengt meer rust in de hele keten en zal zo leiden tot een beter eindresultaat,” zo vult zijn collega, Bonno Haaring, aan.
Meer flexibiliteit
Van der Graaf en Haaring wijzen erop dat er namelijk altijd een kans bestaat dat men bij een project, onverwacht, toch voor een verrassing komt te staan. “Vorig jaar nog hadden we een project waarbij de grond die vrij kwam, niet schoon bleek te zijn. Toen hebben we ons echt in alle bochten moeten wringen om toch binnen het budget te blijven,” stelt Van der Graaf.
“In de wegenbouw is het heel gewoon dat asfalteringsprojecten worden vastgelegd in raamovereenkomsten voor vier jaar.”
Haaring merkt op: “Het gebeurt eigenlijk te vaak dat onderzoeksresultaten pas bekend worden wanneer het concept contract al klaar is. Als dan blijkt dat er toch wat mis is, dan is er onvoldoende tijd om dat nog recht te trekken.” Met de lessen in het achterhoofd, pleiten zij nu voor een andere aanpak. “Zo zijn we al sinds het voorjaar betrokken bij de ombouw van softbalveld. Daar ligt nu nog gras met gravel maar men wil de overstap naar kunstgras maken. Dat project zal pas in december worden gestart. Dat geeft ons dus een uitgebreidere startfase waarin we een gedegener Programma van Eisen kunnen opstellen, inclusief een eerste ontwerp, en hiermee tot een beter voorlopig ontwerp kunnen komen. Dat geeft de gemeente meer houvast wanneer ze een besluit moeten nemen. Ook kan de gemeenteraad nu een realistischer budget bepalen. Daarna hebben wij nog voldoende tijd om de uitvoeringstekening en het contract op te stellen om, vervolgens, het project aan te besteden,” aldus Van der Graaf.
Beter voor een extra resultaat
Beide adviseurs wijzen erop dat een vroegtijdige start, in combinatie met de open werkwijze waarmee de meeste advies- en ingenieursbureaus te werk gaan, ook sneller kan leiden tot aanvullende resultaten of bijvangsten. “Elke gemeente huurt wel één of meerdere adviseurs in om de diverse afdelingen bij te staan bij het uitvoeren van hun ambtelijke taak. Meestal kennen die adviesbureaus elkaar al. Ook hebben zij onderling meer besef en begrip voor de uitdagingen waar zij elk afzonderlijk voor staan wat maakt dat eventueel sneller een projectoverstijgende samenwerking zouden kunnen aanjagen.” Haaring doelt daarmee op het toepassen van innovatieve onderbouwen voor kunstgrasvelden die tevens het riool kunnen ontlasten of kunstgrasconstructie waaruit energie kan worden gewonnen zodat vastgoed van het gas kan worden gehaald. “Veel gemeenten hanteren nog steeds een werkwijze waarbij de eigen afdeling en activiteiten centraal staan. Daar heeft men vaak géén idee op welke manier een sportveld het leven voor een andere afdeling goedkoper of eenvoudiger kan maken. Externe adviseurs zien dat sneller. Als zij meer tijd hebben om daarmee aan de slag te gaan doordat een gemeente werk nu gaat uitsmeren over meerdere jaren, dan kan daar veel winst mee worden behaald. Niet alleen qua geld maar ook waardering van de bevolking of het versneld voldoen aan de uitdaging rondom, bijvoorbeeld, de klimaatadaptatie,” zo concludeert Van der Graaf.
Kiezen op basis van TCO
Geld kan er ook bespaard worden door te kiezen op basis van de total-cost-of-ownership in plaats van het laagste, initiële bedrag, merkt Haaring op. “Sportvelden zijn complexe systemen en er moeten veel keuzes worden gemaakt. Dat vraagt kennis van zaken wat voor veel ambtenaren tegenwoordig onmogelijk wordt om nog allemaal bij te houden. Een goede adviseur die de tijd krijgt om met zaken aan de slag te gaan, kan de gemeente beter informeren hoe deze geld kan besparen, door hen te helpen een bewuste keuze te maken,” zo zegt hij. “Slimmer omgaan met geld wordt voor gemeenten de komende jaren extra belangrijk nu de centrale overheid minder geld naar de gemeenten gaat overmaken.” Van der Graaf vult aan: “Gemeenten hebben desondanks toch een plicht om te leveren. Door een adviseur aan de voorkant meer tijd te geven voor het bijeenbrengen van informatie opdat men een keuze kan maken, kun je behoorlijk op de investering besparen.” In plaats van steeds op ad hoc basis, adviseert hij om adviseurs voor langere periodes aan te stellen. “Vanwege de innovatie in de markt moet je die periode niet te lang maken maar met een periode van twee jaar zou al veel kunnen bereiken. Daarmee geef je de opdrachtnemer meer zekerheid op continuïteit en heb je als opdrachtgever ook meer grip op kwaliteit, planning en beschikbaarheid.” Gezien de steeds groter wordende druk op de markt, ziet Haaring nog een extra meerwaarde. “De sector staat al jaren onder druk. Aannemers zien zich namelijk gedwongen om op zoveel mogelijk aanbestedingen in te schrijven om te trachten voldoende werk te halen. Tegelijkertijd ervaren zij ook de krapte op de arbeidsmarkt. Aanleg- en onderhoudsperiodes voor sportvelden zijn daarom vaak enorm stressvol en er is een goede kans op fouten. Door de adviseur voor langere periodes aan te stellen kan deze tijdig met de bouwer bekijken wat en wanneer deze het beste uit zou komen opdat deze toch een goed eindresultaat kan opleveren. En mochten er fouten of problemen worden vastgesteld dan kan de adviseur met de aannemer in overleg gaan opdat deze tijdig worden hersteld nog voordat het hele project klaar is.”
Inspelen op schaarste
“De sector staat al jaren onder druk. Aannemers zien zich namelijk gedwongen om op zoveel mogelijk aanbestedingen in te schrijven om te trachten voldoende werk te halen. Tegelijkertijd ervaren zij ook de krapte op de arbeidsmarkt. Aanleg- en onderhoudsperiodes voor sportvelden zijn daarom vaak enorm stressvol en er is een goede kans op fouten. Door de adviseur voor langere periodes aan te stellen kan deze tijdig met de bouwer bekijken wat en wanneer deze het beste uit zou komen opdat deze toch een goed eindresultaat kan opleveren."
Een aankomend probleem waarmee adviseurs gemeentes kunnen helpen geld te besparen, is de aankomende schaarste van bepaalde grondstoffen of materialen, al dan niet ingegeven door een gebrek aan productiecapaciteit (om die uit de grond te halen) of, eenvoudigweg, een uitputting van de voorraad. “De afgelopen jaren hebben we elk jaar wel met een leveringsuitdaging te maken gehad: eerst was dat met het kunstgras, toen de shockpads en recentelijk de betonplaten. Ik voorzie dat in de komende jaren het M3C-zand schaars gaat worden. Als je dat al op je netvlies hebt staan, dan kun je daar bij het ontwerp rekening mee gaan houden door alternatieve materialen te omarmen,” stelt Haaring.
Als overheid hebben gemeente een plicht om wanneer kennis intern niet voorhanden is, deze van elders in te schakelen. Haaring en Van der Graaf erkennen dat Nederland heel veel adviseurs telt. “Aan de andere kant staat de overheid voor een enorme opgave. Sportvelden kunnen daarbij het antwoord zijn of helpen bij de invulling van die opgave. Door verder vooruit te kijken naar wat eraan komt en zo de adviseur meer tijd te geven voor het bedenken van een oplossing, het schrijven van een voorstel en het begeleiden van de uitvoering van de werkzaamheden, kan de gemeente zich veel tijd, ellende maar bovenal geld besparen. Op die manier blijven sportparken betaalbaar,” aldus Van der Graaf.
Een reactie